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Pour une entreprise, il est tout aussi important de communiquer avec ses clients et autres partenaires que de vendre le produit ou le service qu’elle offre. Pendant des années, les entreprises se sont surtout intéressées à leurs partenaires extérieurs, tels leurs clients et leurs clients potentiels, mais un nombre grandissant d’entre elles concentrent leurs efforts sur un partenaire interne longuement ignoré : leurs employés.

La communication interne constitue l’une des fonctions commerciales essentielles dont la mission est de veiller à ce que toutes les parties, au sein d’une organisation, puissent transmettre et recevoir de l’information aussi rapidement qu’efficacement. La communication interne est aux affaires ce que l’huile est à la machine, elle garantit le fonctionnement le plus fluide possible de toutes les parties. Pendant des dizaines d’années, la communication interne relevait du service des ressources humaines. Aujourd’hui, des services qui ne se consacraient qu’aux communications externes et au marketing client ajoutent la communication interne à leurs activités.

Déterminer comment consolider la communication interne de votre entreprise peut se révéler une tâche intimidante. Voici les trois étapes fondamentales à suivre pour vous doter d’un service de communication interne.

Rédiger un plan de communication interne

Un objectif appartient au domaine du rêve jusqu’à ce que vous le couchiez sur papier. Il devient alors un plan. Pour créer un plan de communication interne, posez-vous les questions suivantes : quels sont les principaux messages que vous souhaitez véhiculer? À quelle fréquence devraient-ils être communiqués? Et comment vos employés devraient-ils les recevoir? Les réponses vous aideront à déterminer sur quoi votre équipe de communication devrait concentrer ses efforts et comment elle mesurera son succès. La mise au point d’une stratégie de communication adaptée à votre organisation est une étape fondamentale qui vous permettra de déterminer ce qui fonctionnera le mieux dans le contexte de votre entreprise.

Like a human being, a company has to have an internal communication mechanism, a "nervous system", to coordinate its actions.
Bill Gates

Déterminez quels sont les meilleurs outils de communication interne pour vous

Il existe un large éventail, toujours croissant, d’outils de communication. Les meilleurs outils pour votre entreprise dépendent d’une multitude de facteurs : la taille (p. ex., le nombre d’employés, le nombre de sites, etc.), le type d’entreprise (p. ex., environnement manufacturier ou traditionnel), et le type de messages clés que vous devez diffuser. Des professionnels canadiens de la communication, récemment sondés par ITESMEDIA, ont répertorié les six outils qu’ils utilisent le plus souvent pour communiquer efficacement au sein de leur organisation:


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Courriel

Le courriel est, aujourd’hui, la référence absolue en matière de communication interne. Les expéditeurs peuvent cibler leurs messages vers certains destinataires et recevoir une réponse écrite relativement rapidement. Cela dit, tous les employés n’ont pas accès au courriel et trop de courriels peuvent finir par noyer les messages, de telle sorte qu’une information importante peut facilement passer inaperçue.

Téléphone

Les appels téléphoniques permettent la transmission immédiate de l’information et la réception presque instantanée d’une réponse. Toutefois, les deux interlocuteurs doivent avoir accès à un téléphone, et à moins qu’un autre outil ne soit utilisé, il n’existe aucune trace de la conversation ou de l’échange.

Contact direct

La communication en personne minimise les risques de malentendus; elle est aussi la plus efficace pour transmettre un message et recevoir une réponse. Par contre, il s’agit du moyen de communication qui demande le plus de temps et il peut être difficile de réunir toutes les parties intéressées.

Programmes de messagerie instantanée

La messagerie instantanée est parfaite pour les bureaux. Elle conserve une trace écrite de toutes les communications et est utile pour les échanges rapides et obtenir des réponses à des questions urgentes. Cependant, tout comme le courrier électronique, les employés qui n’ont pas accès à un appareil (p. ex., employés d’usine) sont incapables d’utiliser cet outil efficacement.

Affichage traditionnel

L’affichage est un excellent outil pour communiquer une information qui ne change pas souvent, tel que des consignes de sécurité. Mettre cette information à jour peut se révéler difficile et coûteux et, suivant le lieu ou le médium utilisé, le public visé pourrait ne pas la voir.

Affichage numérique

L’affichage numérique dynamique s’est récemment ajouté à la panoplie d’outils de communication interne. Il est facile à mettre à jour et à automatiser, il peut fournir des informations en temps réel et il attire l’attention. Il pourrait cependant nécessiter un investissement initial et, tout comme l’affichage traditionnel, il peut être difficile de savoir si le public cible a vu ou compris le message. Toutefois, les commentaires des utilisateurs de logiciels d’affichage dynamique et d’écrans numériques montrent que les messages affichés sur les écrans mobilisent et sensibilisent davantage les employés et suscitent plus de discussions. En général, l’affichage numérique permet à tous les employés, où qu’ils soient, de se tenir au courant.

Vos employés passent-ils beaucoup de temps à leur bureau? Passent-ils tous par le même endroit pour pointer? Se connectent-ils tous les jours à l’intranet ou à un portail pour accéder à leur travail? Votre choix d’outils devrait se fonder sur la façon dont votre organisation fonctionne et aider vos employés à mieux travailler.

Mettre le plan à exécution

Vous avez rédigé votre plan et trouvé les meilleurs outils pour effectuer le travail. Maintenant, utilisez-les! Suivez vos messages et les réponses de vos employés. Ayez un mécanisme de rétroaction en place pour vous assurer que votre plan fonctionne et, si tel n’est pas le cas, n’ayez pas peur de changer d’approche.

Profitez des avantages d’une communication interne efficace

Un plan de communication interne mis en œuvre avec succès peut avoir un effet extrêmement positif sur votre organisation. De nombreux experts en organisation des entreprises croient que l’un des plus grands avantages concurrentiels que les entreprises peuvent obtenir (à la fois durable et difficile à reproduire) est une main-d’œuvre heureuse et autonome. Il a été prouvé que la communication interne augmente la mobilisation des employés et améliore leur motivation, deux éléments essentiels de la satisfaction des employés. Les employés qui savent ce qui se passe dans l’organisation peuvent également mieux collaborer et, selon Frost & Sullivan, une collaboration accrue augmente la rentabilité, la satisfaction de la clientèle, la productivité et la performance organisationnelle en général (cité dans un rapport de communication interne de Melcrum Inc.).

ITESMEDIA est à l’avant-garde des solutions de communications internes innovantes. Pour en apprendre davantage sur les services que nous offrons, consulter notre site Web .

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